| Gestione informatica dei registri |
|
| sabato 19 dicembre 2009 | |
|
MINISTERO DELLE INFRASTRUTTURE E DEI TRASPORTI Divisione 5
Prot. n. 107746
Roma, 15 dicembre 2009
OGGETTO: Registri di contabilizzazione dei materiali in custodia presso gli Studi di consulenza
automobilistica abilitati alle procedure semplificate.
Com’è noto, gli Studi di consulenza automobilistica abilitati alle procedure semplificate («STA», rilascio
delle autorizzazioni alla circolazione di prova, rilascio delle targhe e dei documenti di circolazione dei
ciclomotori) hanno l’obbligo della tenuta di appositi registri per la contabilizzazione delle targhe e della
modulistica in loro custodia.
Atteso che detti registri sono attualmente redatti in forma cartacea, e considerato altresì il rilevante
numero delle tipologie di materiali oggetto di contabilizzazione, gli operatori di settore hanno qui segnalato la
necessità, al fine di consentire una più agevole annotazione ed archiviazione dei dati contabili, di poter
gestire i registri stessi in formato elettronico, così come del resto già consentito, in forza delle vigenti
disposizioni del codice civile, per la tenuta dei registri e delle scritture contabili attinenti all’esercizio
dell’attività di consulenza automobilistica.
Al riguardo, ritenendo condivisibili le ragioni di natura organizzativa che motivano la richiesta e non
sussistendo, nel caso di specie, disposizioni normative che ostino all’accoglimento della stessa, si dispone
quanto segue.
A) Registri gestibili in formato elettronico
Gli Studi di consulenza automobilistica hanno facoltà di gestire in formato elettronico i registri di
contabilizzazione relativi:
1. alle targhe di immatricolazione degli autoveicoli, dei motoveicoli e dei loro rimorchi;
2. alle targhe per ciclomotori;
3. alle carte di circolazione;
4. ai certificati di circolazione per ciclomotori;
5. ai tagliandi di aggiornamento delle carte di circolazione;
6. ai tagliandi di aggiornamento dei certificati di circolazione per ciclomotori;
7. alla modulistica per la stampa delle autorizzazioni alla circolazione di prova.
B) Modalità di tenuta dei registri in formato elettronico
Gli Studi di consulenza hanno facoltà di individuare il software, tra quelli reperibili sul mercato, che
presenti le caratteristiche necessarie per la tenuta dei registri di contabilizzazione dei materiali nel rispetto
delle istruzioni operative diramate da questa Amministrazione in materia.
Gli Studi di consulenza hanno altresì facoltà di individuare i supporti informatici per l’archiviazione dei
dati di contabilizzazione.
C) Prescrizioni
Nei registri tenuti in formato elettronico, le annotazioni relative alla contabilizzazione dei materiali
debbono essere effettuate secondo i medesimi criteri fissati per la tenuta dei registri cartacei.
Si richiamano, pertanto, le istruzioni già impartite con le seguenti circolari:
- prot. n. 1244/MN (U. di G. MOT B 78) del 27 novembre 2000 - allegati 5 e 6, prot. n. 884/M360 del 12
giugno 2001 , paragrafo 2 - allegati 3, 4, 5 e 6 (per la contabilizzazione dei materiali relativi alla
procedura «STA»);
- prot. n. 14085 del 3 luglio 2006 - cap. IX - par. B.2 e allegato 6 (per la contabilizzazione dei materiali
relativi alla procedura di rilascio dei documenti di circolazione per ciclomotori);
- prot. n. 4699/M363 del 4 febbraio 2004 - par. 7.2 e allegati 2 e 3 (per la contabilizzazione della
modulistica relativa al rilascio delle autorizzazioni alla circolazione di prova).
Entro la fine dell’orario di apertura al pubblico del giorno lavorativo successivo, gli Studi di consulenza
debbono provvedere alla stampa dei dati di contabilizzazione relativi ai materiali utilizzati per le operazioni
svolte il giorno lavorativo precedente.
La stampa deve avvenire su fogli numerati progressivamente, per la cui messa in uso occorre
previamente che ciascun foglio sia timbrato e vistato dal funzionario responsabile del competente UMC e
che nell’ultima pagina venga apposta la seguente dicitura: «Il presente documento riproduce la registrazione
in formato elettronico effettuata dallo Studio di consulenza ...................., consta di numero .... pagine ed è
riferito all’anno ......», seguita dalla data, dalla firma del funzionario responsabile e dal timbro dell’Ufficio.
L’osservanza delle illustrate prescrizioni sarà oggetto di verifica, da parte dei competenti UMC, nel
corso delle attività di controllo sul corretto svolgimento delle attività svolte dagli Studi di consulenza abilitati
alle procedure semplificate.
In tale contesto, le commissioni di controllo potranno richiedere, laddove lo Studio di consulenza non vi
abbia già provveduto, la stampa delle registrazioni effettuate il giorno lavorativo precedente.
IL DIRETTORE GENERALE
arch. Maurizio Vitelli
|
| < Prec. | Pros. > |
|---|
